Ricorro ad un esempio :

Poniamo di aver nominato una fotografia col nome Rottura Albero Motore.jpg  ed è stata salvata nella Cartella Immagini\FIAT, nella Cartella Immagini\FORD c'è una fotografia col nome Rottura Albero Motore.jpg

Finché i file rimangono in queste cartelle  rimangono distinguibili ,

Poniamo di aver associato ad un DOCUMENTO che per comodità chiamiamo FOTO_35   la PRIMA FOTO

a distanza di tempo associamo ad un DOCUMENTO che per comodità chiamiamo FOTO_47   la SECONDA FOTO

Cosa avviene se vengono copiati in una cartella denominata ARCHIVIO\FOTO ?

Windows  aiuta  informa che il file con lo stesso nome ha una data diversa, una dimensione diversa ,  ma non è sempre vero che l'ultima data è quella che contraddistingue il file che ci serve.

Hanno lo stesso nome  e quindi un file sovrascrive l'altro .

il risultato è il seguente  il documento FOTO_35 e FOTO_47  hanno associato  la SECONDA FOTO

Anche l'utente che è abituato a differenziare i nomi dei documenti prima o poi incappa in questa situazione.

La situazione si complica ulteriormente  e l'errore è possibile

Per limitare i DANNI il programma effettua questi controlli :

1.il file che si sta collegando non esiste in ARCHIVIO  = Nessun problema  , proseguite

2.il File che si sta collegando  esiste in ARCHIVIO  ma non risulta collegato a record  = ( è probabilmente un file orfano , dovuto ad un eliminazione di record =  NESSUN PROBLEMA  problema  , proseguite , potete sovrascriverlo  [consigliato] o potete collegare quello esistente [caso particolare in cui sia andato perso]

3.il File che si sta collegando  esiste in ARCHIVIO  ed è  collegato ad uno o più  record
verrà  associato il file esistente in ARCHIVIO " (opzione da valutare )
<2> Verrà creato in Archivio un Nuovo file  con Nome file = NomeFILE_DATAORA" (opzione consigliata CAUTELATIVA se non si è certi che il contenuto del file sia lo stesso)
<3> Verrà data la possibilità di sovrascrivere il file  ( Tenete presente che sovrascrivendo il file " anche gli altri record che hanno collegato questo file verranno ad esso collegati (operazione PERICOLOSA da effettuarsi solo  se si è certi in caso di dubbio meglio usare <2>

La maschera seguente permette di indicare dove verrà saltato  il file  (in una sottocartella di ARCHIVIO

ad esempio ARCHIVIO\PDF

Si apre una Finestra di Ricerca File  e nell'esempio

viene scelto un file

e premendo

Il file viene copiato dalla sua cartella d'origine in ARCHIVIO\PDF\stesso nome file

Se tutto è andato a buon fine avremo quanto segue

Se il File non è quello che vogliamo  possiamo ripetere l'operazione

 svuotando la casella PERCORSO FILE

con il risultato seguente

Se vogliamo  associare un nuovo FILE  : continua  con PASSO 02

quindi

Si ritorna a  1-PASSO