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Il programma genera una Cartella <ARCHIVIO> nella stessa posizione ove risiedono il database contenente le TABELLE DATI.

Il programma genera anche una Cartella <ARCHIVIO\FOTO> e una <ARCHIVIO\DOC> queste cartelle conterranno rispettivamente i File di Immagini e i File Documenti

Ove previsto : è possibile collegare documenti [files]

Ricorro ad un esempio :

Poniamo di aver nominato una fotografia col nome Cataratta_0101.jpg ed è stata salvata nella Cartella Immagini\Giorgio, nella Cartella Immagini\Carlo c'è una fotografia col nome Cataratta_0101.jpg

Finché i file rimangono in queste cartelle rimangono distinguibili ,

Poniamo di aver associato ad un DOCUMENTO che per comodità chiamiamo FOTO_35 la PRIMA FOTO

a distanza di tempo associamo ad un DOCUMENTO che per comodità chiamiamo FOTO_47 la SECONDA FOTO

Cosa avviene se vengono copiati in una cartella denominata ARCHIVIO\FOTO ?

Windows aiuta informa che il file con lo stesso nome ha una data diversa, una dimensione diversa , ma non è sempre vero che l'ultima data è quella che contraddistingue il file che ci serve.

Hanno lo stesso nome e quindi un file sovrascrive l'altro .

il risultato è il seguente il documento FOTO_35 e FOTO_47 hanno associato la SECONDA FOTO

Anche l'utente che è abituato a differenziare i nomi dei documenti prima o poi incappa in questa situazione.

La situazione si complica ulteriormente e l'errore è possibile

Per limitare i DANNI il programma effettua questi controlli :

1.il file che si sta collegando non esiste in ARCHIVIO = Nessun problema , proseguite

2.il File che si sta collegando esiste in ARCHIVIO ma non risulta collegato a record = ( è probabilmente un file orfano , dovuto ad un eliminazione di record = NESSUN PROBLEMA problema , proseguite , potete sovrascriverlo [consigliato] o potete collegare quello esistente [caso particolare in cui sia andato perso]

3.il File che si sta collegando esiste in ARCHIVIO ed è collegato ad uno o più record
verrà associato il file esistente in ARCHIVIO " (opzione da valutare )
<2> Verrà creato in Archivio un Nuovo file con Nome file = NomeFILE_DATAORA" (opzione consigliata CAUTELATIVA se non si è certi che il contenuto del file sia lo stesso)
<3> Verrà data la possibilità di sovrascrivere il file ( Tenete presente che sovrascrivendo il file " anche gli altri record che hanno collegato questo file verranno ad esso collegati (operazione PERICOLOSA da effettuarsi solo se si è certi in caso di dubbio meglio usare <2>

_ricercaFile

La maschera seguente permette di indicare dove verrà saltato il file (in una sottocartella di ARCHIVIO

ad esempio ARCHIVIO\PDF

_frmSelezione_1

Si apre una Finestra di Ricerca File e nell'esempio

_SelezioneFile

viene scelto un file

e premendo

Il file viene copiato dalla sua cartella d'origine in ARCHIVIO\PDF\stesso nome file

Se tutto è andato a buon fine avremo quanto segue

_percorsoFile

Se il File non è quello che vogliamo possiamo ripetere l'operazione

svuotando la casella PERCORSO FILE

con il risultato seguente

_ricercaFile

Se vogliamo associare un nuovo FILE : continua con PASSO 02

quindi

Si ritorna a 1-PASSO

Il pulsante permette la Visualizzazione del File vedi .

In caso di errato collegamento potete ripetere la selezione.

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tale pulsante eseguirà le seguenti azioni :

- apertura della maschera di ricerca del file PDF che si vuole associare

- copia del File nella cartella <ARCHIVIO\PDF>

- inserimento nel campo <Percorso PDF> del percorso completo <ARCHIVIO\PDF>

Per un normale utilizzo del programma si CONSIGLIA di utilizzare le due cartelle <ARCHIVIO\FOTO> e una <ARCHIVIO\PDF> dove memorizzare i files

Se si prevede di utilizzare molti files , potrebbe essere più comodo creare ulteriori Cartelle ad esempio :

Per una grande azienda potrebbe essere utile suddividere le foto dei dipendenti per sede.

Quindi <ARCHIVIO\FOTO MI> , <ARCHIVIO\FOTO TO> e così via.

Per quanto riguarda i Documenti potrebbe essere utile suddividerli per tipologia creando ulteriori Cartelle ad Esempio:

<ARCHIVIO\CORSI>, <ARCHIVIO\INFORTUNI>, <ARCHIVIO\PROVVEDIMENTI><ARCHIVIO\CORRISPONDENZA> E così via

ATTENZIONE ! ( la cosa va pensata possibilmente dall'inizio ) Tenendo conto che un eventuale spostamento di files da una cartella all'altra può essere effettuato solo agendo su ogni record di registrazione . Non è possibile effettuare spostamenti di massa

QUANDO CONVIENE UTILIZZARE :

- Si ha già una raccolta di FOTO dei DIPENDENTI , è quindi utile importare tale raccolta

- Si ha già una Raccolta di PDF , è quindi utile importare tale raccolta