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Il Pulsante Allega Documenti è attivo nelle maschere in cui è prevista la possibilità di COLLEGARE DOCUMENTI ESTERNI. { Versione Professional }

Non è attivo (generalmente) in tutte le maschere di inserimento di un NUOVO record.

E' attivo nelle maschere di modifica .

Apre la Maschera

frmSysDocAdd

I documenti ( Files) Allegati sono memorizzati in una tabella denominata tblSysDoc .

Per far sì che il File sia poi rintracciabile memorizza anche :

●Gruppo : Gruppi predefiniti all'autore

●Nome : Campo d'origine

●Valore ID : Valore del Campo d'origine (Campo Univoco di riferimento per l'Origine)

●Nome Masch. Origine : Etichetta TAG

●Maschera d'origine : Nome (eventuale Sotto maschera) in caso non esiste è = a Maschera Origine Principale

●Maschera Origine Principale = Maschera Principale di provenienza

altri Campi su cui sarà possibile effettuare le ricerche :

●Data : Data di collegamento del File

●Tipologia : ( Campo ad elenco autocostruente) ad esempio Foto Inviata, Foto Ricevuta, Fax Inviato, Fax Ricevuto, Mail Ricevuta, Mail Inviata, Documenti Ricevuti, Documenti Inviati. Si consiglia di distinguere sempre tra Ricevuti e Inviati e di non eccedere nelle categorie/Tipologie.

●Descrizione : (Campo max 255 car) indicare elementi utili all'individuazione del contenuto del file

●

Ove previsto è possibile collegare documenti [files]

0- PREMESSA CRITERI DI ARCHIVIAZIONE DEI FILE

Ricorro ad un esempio :

Poniamo di aver nominato una fotografia col nome Rottura Albero Motore.jpg ed è stata salvata nella Cartella Immagini\FIAT, nella Cartella Immagini\FORD c'è una fotografia col nome Rottura Albero Motore.jpg

Finché i file rimangono in queste cartelle rimangono distinguibili ,

Poniamo di aver associato ad un DOCUMENTO che per comodità chiamiamo (descrizione) FOTO_35 la PRIMA FOTO (Immagini\FIAT\Rottura Albero Motore.jpg)

a distanza di tempo associamo ad un DOCUMENTO che per comodità chiamiamo (descrizione) FOTO_47 la SECONDA FOTO (Immagini\Ford\Rottura Albero Motore.jpg)

Cosa avviene se i file vengono copiati in una cartella denominata ARCHIVIO\FOTO ?

Windows aiuta informa che il file con lo stesso nome ha una data diversa, una dimensione diversa , ma non è sempre vero che l'ultima data è quella che contraddistingue il file che ci serve.

Hanno lo stesso nome e quindi un file sovrascrive l'altro .

il risultato è il seguente il documento FOTO_35 e FOTO_47 hanno associato la SECONDA FOTO

Anche l'utente che è abituato a differenziare i nomi dei documenti prima o poi incappa in questa situazione.

La situazione si complica ulteriormente e l'errore è possibile

Per limitare i DANNI il programma effettua questi controlli :

1.il file che si sta collegando non esiste in ARCHIVIO = Nessun problema , proseguite

2.il File che si sta collegando esiste in ARCHIVIO ma non risulta collegato a record = ( è probabilmente un file orfano , dovuto ad un eliminazione di record = NESSUN PROBLEMA problema , proseguite , potete sovrascriverlo [consigliato] o potete collegare quello esistente [caso particolare in cui sia andato perso]

3.il File che si sta collegando esiste in ARCHIVIO ed è collegato ad uno o più record
verrà associato il file esistente in ARCHIVIO " (opzione da valutare )
<2> Verrà creato in Archivio un Nuovo file con Nome file = NomeFILE_DATAORA" (opzione consigliata CAUTELATIVA se non si è certi che il contenuto del file sia lo stesso)
<3> Verrà data la possibilità di sovrascrivere il file ( Tenete presente che sovrascrivendo il file " anche gli altri record che hanno collegato questo file verranno ad esso collegati (operazione PERICOLOSA da effettuarsi solo se si è certi in caso di dubbio meglio usare <2>

1 -Passo

_ricercaFile